عندما تريد اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني بسرعة في صندوق الوارد الخاص بك في Outlook ، يمكنك تطبيق تنسيق الخط تلقائيًا بناءً على الشروط. بعد ذلك ، عندما تصل الرسائل التي تستوفي هذه الشروط ، سيحصلون على هذا التنسيق دون الحاجة إلى تحريك إصبعك. يستغرق إعداد التنسيق الشرطي في Microsoft Outlook بضع دقائق فقط ويساعدك على رؤية رسائل بريد إلكتروني معينة في لمح البصر. يوضح هذا البرنامج التعليمي كيفية إنشاء قاعدة تنسيق شرطي ، وتحرير قواعد التنسيق ، وتعطيل أو حذف قاعدة لم تعد بحاجة إليها.
هل كنت تعلم: يمكنك إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في Outlook ، إما بشكل جماعي أو بناءً على القواعد المخصصة.
قم بإعداد التنسيق الشرطي في Outlook
حتى كتابة هذه السطور ، لا تتوفر ميزة التنسيق الشرطي إلا في إصدار Windows من Microsoft Outlook. للبدء ، افتح Outlook واتبع هذه الخطوات لإعداد القاعدة الخاصة بك.
- انتقل إلى علامة التبويب “عرض” وحدد “عرض الإعدادات” في قسم “العرض الحالي” من الشريط.
- انقر فوق “تنسيق شرطي” في المربع الذي يظهر.
- سترى مربعًا لاحقًا مفتوحًا ، حيث يمكنك مراجعة القواعد الافتراضية الحالية التي تم إعدادها بواسطة Outlook. يتضمن ذلك عرض الرسائل غير المقروءة باللون الأزرق ورسائل البريد الإلكتروني منتهية الصلاحية بخط يتوسطه خط.
- لإعداد القاعدة الخاصة بك ، انقر فوق “إضافة” في الجزء العلوي الأيمن.
- أدخل عنوانًا للقاعدة في مربع “الاسم”.
- حدد زر “الخط” لاختيار التنسيق الذي تريد استخدامه.
- يمكنك تحديد عائلة الخط والنمط والحجم واللون وإضافة خط أو تسطير. انقر فوق “موافق” عند الانتهاء.
- حدد زر “الشرط” لإعداد معايير القاعدة الخاصة بك.
- سترى ثلاث علامات تبويب مع الخيارات الأساسية إلى المتقدمة. دعنا نتصفح كل منها بمزيد من التفاصيل أدناه.
نصيحة: استخدم قوالب البريد الإلكتروني في Outlook لأتمتة عمليات سير العمل بشكل أكبر.
شروط قاعدة التنسيق
اعتمادًا على نوع القاعدة التي تريد إنشاءها ، هناك العديد من الخيارات. استخدم علامة التبويب المناسبة للبدء.
علامة تبويب الرسائل
انتقل إلى علامة التبويب “الرسائل” لإعداد معايير مشتركة ، مثل الكلمات الرئيسية في البريد الإلكتروني أو سطر الموضوع ، أو من جهة اتصال معينة ، أو الإشارة في سطر CC ، أو بناءً على إطار زمني.
على سبيل المثال ، اخترنا رسائل البريد الإلكتروني من مجموعة مستحقة غدًا.
علامة التبويب “المزيد من الخيارات”
انتقل إلى علامة التبويب “المزيد من الخيارات” لإضافة المزيد من المعايير ، مثل رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن فئة ، أو مقروءة أو غير مقروءة ، أو تحتوي على مرفقات ، أو لها أولوية معينة ، أو ذات حجم معين.
على سبيل المثال ، اخترنا رسائل البريد الإلكتروني ذات الفئة الزرقاء ، وهي غير مقروءة ، وبها مرفقات.
علامة تبويب متقدمة
- انتقل إلى علامة التبويب “خيارات متقدمة” لإعداد شروط مخصصة لقاعدتك.
- استخدم القائمة المنسدلة “الحقل” للاختيار من بين الحقول المستخدمة بشكل متكرر ، والعنوان ، والتاريخ ، إلى جانب البريد ، وجهات الاتصال ، وحقول المهام.
- اختر الحقل الذي تريد استخدامه بالضبط ، وحدد “شرطًا” في المربع المنسدل ، وأضف “قيمة” إلى اليسار. قد يتم عرض الخيارات الشرطية والقيمة وقد لا يتم عرضها أو قد تكون مختلفة ، بناءً على الحقل الذي تحدده.
- انقر فوق “إضافة إلى القائمة” لوضع الشرط في مربع المعايير في الأعلى.
على سبيل المثال ، اخترنا الحقل الأكثر استخدامًا لحالة العلامة حيث يكون الشرط مساويًا والقيمة هي علامة متابعة.
- عند الانتهاء من إنشاء القاعدة الخاصة بك باستخدام أي من علامات التبويب أعلاه أو جميعها ، انقر فوق “موافق” لحفظها.
احفظ وطبِّق القاعدة
- ارجع إلى مربع “التنسيق الشرطي” الأولي وتأكد من أن القاعدة الخاصة بك بها علامة اختيار بجوارها في الأعلى. انقر فوق “موافق” لإنهاء وتطبيق القاعدة.
- انقر فوق “موافق” في مربع “إعدادات العرض المتقدمة” لإكمال العملية.
- من الآن فصاعدًا ، أي بريد إلكتروني يصل ، أو ترسله بناءً على إعداد القاعدة ، سيحتوي على تنسيق الخط الذي حددته.
نصيحة: تعرف على كيفية تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام في Outlook.
قم بتحرير قاعدة تنسيق شرطي
يمكنك تحرير قاعدة أعددتها ويمكنك أيضًا تعديل قواعد Outlook الافتراضية. ومع ذلك ، لا يمكنك تحرير شرط لإحدى القواعد الافتراضية ، فقط تنسيق الخط.
- ارجع إلى “عرض -> إعدادات العرض” ، وحدد “تنسيق شرطي” ، واختر القاعدة في القائمة.
- للحصول على قاعدة افتراضية ، حدد “الخط” لتغيير التنسيق وانقر فوق “موافق” لحفظه.
- للحصول على قاعدة خاصة بك ، حدد “الخط” أو “الحالة” أو كليهما لإجراء تغييراتك. انقر فوق “موافق” للحفظ.
- عند الانتهاء ، انقر فوق “موافق” في مربع “التنسيق الشرطي” ، ثم “موافق” مرة أخرى في مربع “إعدادات العرض المتقدمة”.
احذف قاعدة تنسيق شرطي
إذا أنشأت قاعدة لم تعد تريد استخدامها ، فيمكنك إما تعطيلها أو حذفها. بالنسبة للقواعد الافتراضية ، يمكنك تعطيلها ولكن لا يمكنك حذفها.
- ارجع إلى “عرض -> إعدادات العرض” ، وحدد “تنسيق شرطي” ، واختر القاعدة في القائمة.
- لتعطيل قاعدة ، قم بإلغاء تحديد المربع المجاور لها في القائمة. يمكنك تحديد المربع مرة أخرى لاحقًا لإعادة تمكينه إذا كنت ترغب في ذلك.
- لحذف قاعدة خاصة بك ، حددها وانقر على “حذف”. لن يُطلب منك تأكيد هذا الإجراء.
- عند استكمال تعديلاتك ، انقر فوق “موافق” لحفظها ، ثم “موافق” مرة أخرى في مربع “إعدادات العرض المتقدمة”.
أسئلة مكررة
كيف يمكنني تلوين رسائل البريد الإلكتروني في Outlook للويب أو على Mac؟
على الرغم من أن التنسيق الشرطي متاح فقط لبرنامج Outlook على Windows في الوقت الحالي ، إلا أنه يمكنك استخدام قواعد Outlook الأخرى لتمييز رسائل البريد الإلكتروني ، على الرغم من اختلافها ، على الويب أو على جهاز Mac.
يمكنك تطبيق فئة تلقائيًا ، والتي تضع مؤشر اللون على الرسالة الفعلية بدلاً من تنسيق الخط. تحقق من إرشاداتنا حول استخدام الفئات في Outlook وإعداد قواعد Outlook للحصول على تفاصيل حول كلتا الميزتين.
هل يمكنني تنسيق الخط لجهات الاتصال والمهام وأحداث التقويم؟
عند إعداد قاعدة التنسيق الشرطي كما هو موضح هنا ، استخدم علامة التبويب “خيارات متقدمة” لإعداد الشروط ، ثم اختر من “جميع حقول جهات الاتصال” أو “جميع حقول المواعيد” أو “جميع حقول المهام” لإعداد معايير مخصصة لجهات الاتصال أو المهام أو أحداث التقويم.
كيف يمكنني تغيير الخط لقائمة الرسائل في صندوق الوارد الخاص بي؟
انتقل إلى “عرض -> إعدادات العرض” ، وحدد “خط الصف” واختر عائلة الخط ونمطه وحجمه. انقر فوق “موافق” لرؤية تحديث من والموضوع لقائمة الرسائل الخاصة بك إلى الخط الجديد.
رصيد الصورة: Pixabay. جميع لقطات الشاشة بواسطة Sandy Writtenhouse.
اشترك في نشرتنا الإخبارية!
تم تسليم أحدث دروسنا مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك
اكتشاف المزيد من صحيفة 24 ساعة
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.